Tag erfaringer fra virtuelle møder med tilbage på arbejdspladsen

Af Palle Grzona, HumanAct

Under Covid-19 krisen har du som leder sikkert haft rigtig mange virtuelle møder. Det har formentlig været udfordrende, men sandsynligvis har det også givet nogle positive oplevelser.

Vi hører fra mange af vores kunder – både ledere og medarbejdere – at de har oplevet, at de virtuelle møder har været præget af høj mødedisciplin. Møderne har været relevante, effektive og præcise.

De positive erfaringer kan med fordel tages med tilbage på den fysiske arbejdsplads. Læs om, hvordan vi forstår de positive erfaringer, og hvordan I tager jeres erfaringer med tilbage på arbejdspladsen. For det sker ikke af sig selv. Det kræver omtanke og samtale.

Dagsorden som styringsredskab

De gode virtuelle møder hænger først og fremmest sammen med, at mødelederen har udarbejdet en dagsorden, sendt den ud i forvejen og været opmærksom på at styre mødet efter dagsordenen og indenfor tidsrammen. Mødelederne har tænkt på at sikre, at deltagerne ikke skulle udtrættes af lange virtuelle møder. Derfor er der også gjort ekstra ud af at sikre klarhed om konklusion på hvert enkelt mødepunkt.

Undervejs i møderne har mange oplevet, at mødedeltagerne har udvist høj disciplin i forhold til at markere, når de ønsker taletid, og gøre deres input præcise og relativt korte. Og mange mødeledere har fortalt, at de har været mere opmærksom på, om alle kom til orde, fordi det med markeringerne blev tydeligt, hvem der eventuelt ikke udtalte sig undervejs.

Endelig har mange med stor glæde omtalt med, at der er blevet skrevet referater af de virtuelle møder – en meget konkret forbedring. Det kan synes selvfølgeligt, men vi må konstatere, at i rigtig mange virksomheder er referat fra et møde ikke en selvfølgelighed.

Selv om mange har haft en oplevelse af, at de i denne tid har deltaget i mange virtuelle møder, er der også en gennemgående oplevelse af, at møderne har været relevante. Hverken ledere eller medarbejdere har deltaget i møder, hvor deres deltagelse ikke var nødvendig.´

Udfordringer i den gamle mødestruktur

De effektive virtuelle møder står på flere måder i kontrast til den kultur, der har udviklet sig for fysiske møder i mange virksomheder. Mange ledere og medarbejdere oplever nemlig at blive indkaldt til møder, hvor de ikke nødvendigvis kan se den store relevans af deres deltagelse.

Det kan hænge sammen med, at mødeindkalder i for høj grad tænker i baner á la ”dække sig af”. Man vil sikre, at alle med en grad af relevans for sagen er inviteret. Det betyder, at en del – i forvejen travle mennesker – oplever at deltage i møder, som de ikke nødvendigvis ser som voldsomt relevante, og hvor de kan have svært ved at se egen rolle og betydning.

Hvis vi så kan toppe den med, at der til mange sådanne møder ikke er en klar dagsorden, og der ikke udfærdiges et referat, kan vi sagtens sætte os ind i, at det opleves som frustrerende og potentielt tidsspilde.

De gamle nisser er der stadig

Ligesom de virtuelle møder har været en måde at sikre hinandens gode fysiske helbred, har de også skabt en øget opmærksomhed på at sikre hinandens gode deltagelse i mødet. Den store udfordring nu er, hvordan I holder fast i de ting, når I vender tilbage på arbejdspladserne.

Det vigtigste er, at I sætter det i tale som det første, når I genoptager de fysiske møder. For mens I har været hjemme, har nissen sovet i hjørnet af mødelokalet. Og når I så mødes fysisk, kommer alle nissens gamle kort i spil, hvis I ikke holder konkret opmærksomhed på det.

Det viser sig for eksempel på den måde, at mødedeltagere i det fysiske rum nu igen synes, at det er acceptabelt at komme lidt senere til mødet end mødetidspunktet angiver. For der er jo oftest et møde lige op til, og der er en fysisk distance som skal overkommes. Og det er jo på vej hen ad gangen, at man læser dagsordenen, hvis en sådan er udsendt.

Det viser sig også i den måde man er fysisk tilstede i rummet. Hvor meget giver I kontakt til andre, nu hvor I ikke har et kamera lige på jer? Hvor meget respekt viser I for en talerække, og hvor meget viser I interesse for andres input ved at stille uddybende spørgsmål?

For mødelederen er der en slumrende nisse som kan medføre, at vedkommende glemmer at holde fast i punkterne på dagsordenen og lede drøftelsen af hver enkelt til en konklusion. Og at sikre, at referatet afspejler denne konklusion.

Fremtidens møder

Hvis I vil tage de gode erfaringer med tilbage til de fysiske møder, kan I med fordel gribe det systematisk an. Her kommer nogle ideer til, hvordan.

• Benyt lejligheden til, på det første møde, at snakke om, hvad der har været godt ved de virtuelle møder, og hvordan I holder fast i disse ting nu, hvor I er tilbage. Her er det godt også at få talt klart om, hvad det var for ting i jeres gamle mødekultur, som I ikke ønsker at se genopstå, og hvad der vil hjælpe jer til, at det ikke sker. Husk at skrive disse ting ned i referatet og aftale, hvordan I evaluerer jeres fremskridt.
• Indfør en ”tættekam” for mødedeltagere: Hvem er i den konkrete, aktuelle situation helt nødvendige som fysiske deltagere og hvorfor? Hvem har brug for at være orienteret og hvordan kan det ske i anden form end mødedeltagelse?
• Opdater mødeindkaldelse og dagsorden, så den afspejler formålet med mødet så præcist som muligt. Det sker i et samarbejde med mødedeltagerne, som alle bliver bedt om at forholde sig til udkast for dagsorden og svare ind med eventuelle ændringer og tilføjelser. På den måde understøtter mødeleder en oplevelse af ejerskab og engagement hos deltagerne.
• Start mødet med kort gennemgang af dagsorden og mål for drøftelserne. Undervejs er det hensigtsmæssigt at lave korte refleksioner om tidsrammen, hvis drøftelse af punkter går ud over den forventede tidsramme.
• Undervejs sikrer mødeleder en kort og præcis konklusion på hvert punkt, herunder de eventuelle opgaver som drøftelsen har klargjort, hvem der har opgaven med hvilke mål og i hvilken tidsramme.

God mødeledelse er ikke raketvidenskab. Men det kræver omtanke og opmærksomhed og en vilje til at se på det som en fælles opgave, hvor I indtræder i nogle rammer og former. Derfor skal I også jævnligt se på det fra lidt afstand for at vurdere, om I bruger jeres tid sammen bedst muligt. Tilbagevenden fra hjemmearbejdet er en god anledning.