Retten i Aarhus skulle gå fra at være fordelt på flere adresser til at være samlet undet ét tag. Retspræsident Bodil Ruberg bad HumanAct om hjælp til at skabe en fælles kultur for alle.

Siloopdelt arbejde og placering af medarbejdere på forskellige adresser er ikke det bedste udgangspunkt for at skabe en fælles kultur i en organisation. Det kender man til i Retten i Aarhus, som traditionelt har været spredt over flere lokationer, og derfor satte retspræsident Bodil Ruberg i 2014 gang i projektet Retten i Aarhus – Ét embede.

”Det er væsentligt, at både medarbejdere og omverdenen opfatter embedet som netop ét embede, der arbejder for de samme mål. Omstillingen stiller store krav til medarbejderne, og derfor tog vi fat i HumanAct for at få skruet et forløb sammen,” fortæller Bodil Ruberg.

Fokus på udvikling

Retten i Aarhus – Ét embede er finansieret af såkaldte FUSA-midler, som er fondspenge, der har til formål at udvikle statens arbejdspladser. Og netop udvikling er i fokus, forklarer retspræsidenten.

”Det danske retsvæsen gennemgik en reform i 2007, men dengang forblev Retten i Aarhus stort set urørt. Retskredsen var allerede så stor, at man ikke fandt det nødvendigt at ændre noget væsentligt for at opnå stordriftsfordele. Men det betød, at blandt andet de fysiske rammer og opdelingen i forskellige afdelinger stort set blev fastholdt i de gamle strukturer. Det gjorde, at det kunne være svært at leve op til samfundets forventninger i forhold til blandt andet sagsbehandlingstider,” siger Bodil Ruberg.

Projektet er delt op i fire faser, som handler om henholdsvis nye rammer, ny identitet, ny kultur og forankring. HumanAct arbejder med både organisationsudvikling og coaching af retspræsidenten, og blandt værktøjerne findes blandt andet Rick Maurers forandringscyklus, Jungiansk Type Index (JTI) og Thomas-Kilmanns konflikthåndteringsmodel.

”Ved hjælp af HumanActs værktøjer har alle medarbejdere fået lavet en JTI-profil, og alle har været igennem et forløb omkring beslutningsprocesser. Konsulenterne fra HumanAct har været med inde i hjertet af vores organisation og er kommet helt tæt på, og derved har de fået en dyb indsigt i vores verden. Vi kom i kontakt med HumanAct, fordi de havde udført opgaver andre steder i retssystemet, De har arbejdet med vores organisation på flere niveauer, og deres måde at arbejde på har vist, at de var det rigtige valg,” siger Bodil Ruberg.

Ny kultur i nye rammer

Projektet begyndte med aktiviteter for ledelsen, og siden har HumanAct gennemført et fællesseminar for alle medarbejdere samt efterfølgende workshops. Ifølge Bodil Ruberg er HumanActs tilgang til arbejdet afgørende for, at projektet bliver en succes.

”De har været gode til at sætte sig i vores sted, og de formår atskabe tillid til den måde, de arbejder på. Mit mål er at skabe ét embede og sikre, at vi hele tiden kan levere vores produkter hurtigere og i stadig bedre kvalitet. Når ombygningen af retsbygningen er færdig, vil store dele af Retten i Aarhus være samlet under ét tag, og så skal kulturen være på plads. Det er jeg sikker på, at den kommer til at være,” siger Bodil Ruberg.

HumanAct har været gode til at sætte sig i vores sted, og de formår at skabe tillid til den måde, de arbejder på.

Bodil Ruberg.

For Codex Advokater er udvikling og kammeratskab vigtige ingredienser i et godt arbejdsliv. Partner Udviklings Samtaler skaber fokus på begge dele.

Søren Braskov kommer hurtigt ind til benet, han kan konkretisere vores udviklingsønsker.

Han får os til at overveje, hvad der skal til for at realisere ønskerne, hvilken hjælp vi har brug for, og hvordan vi klarer eventuelle forhindringer på vejen.

Lars Egeskov Jespersen, HR-ansvarlig partner

Superwood er en lille virksomhed, der ikke selv har en HR-afdeling. De henter hjælp hos HumanAct til for eksempel udvikling af lederteamet, rekruttering og coaching. Det har blandt andet medført, at de nu ser deres forskelligheder som en styrke i samarbejdet.

Forskelligheden er blevet en styrke hos Superwood, der udvikler og producerer bæredygtig træimprægnering. Virksomheden, der er et datterselskab i VKR Holding, beskæftiger 15 medarbejdere, hvor udviklingen er lagt i hænderne på nogle højtuddannede specialister, mens andre er dygtige operatører, der får maskineriet til at køre i dagligdagen.

”Det kræver sit at få så forskellige personligheder til at spille sammen. Derfor har vi fået lavet JTI-profiler på samtlige medarbejdere, som hjælper os til at forstå hinandens reaktionsmønstre,” forklarer Ole Dalsgård, der er direktør i Superwood.

Færre konflikter

Profilerne er udarbejdet af Pernille Frisch fra HumanAct, der har været tilknyttet Superwood siden 2005.

”Vi har ikke selv en HR-afdeling og dermed heller ikke nogen til at holde øje med de bløde ting. Derfor er det en stor fordel at have Pernille så tæt tilknyttet. Hun kender vores virksomhed og organisation, og alle her kender hende,” fortæller Ole Dalsgård. Han er ikke i tvivl om udbyttet ved at få kortlagt personlighederne i virksomheden.

”Vi får mere selvindsigt og derigennem også bedre mulighed for at forstå hinanden. Den enkelte medarbejder får en større bevidsthed om, hvor man adskiller sig fra andre, og hvorfor kollegaerne reagerer, som de gør. Det har vist sig at være rigtigt godt i forhold til at undgå konflikter i dagligdagen,” siger han

Fokus på trivsel

Samarbejdet med HumanAct startede for år tilbage, hvor der var akut behov for assistance, da en nøglemedarbejder gik ned med stress. Det var et symptom på, at arbejdsmiljøet ikke var et fokusområde – noget der siden har ændret sig radikalt i den lille midtjyske virksomhed.

”Vi er meget bedre til at forebygge frem for at lappe på problemerne, og vi er blevet bedre til at have fokus på trivsel. Her har HumanAct været med til at tydeliggøre, hvordan man kan arbejde med den slags ting. Vi er eksempelvis netop blevet arbejdsmiljøcertificeret, hvor vi har sat nogle mål op for vores arbejdsmiljø – blandt andet skal alle medarbejdere have mulighed for en månedlig samtale, hvor trivsel er på dagsordenen,” fortæller direktøren.

En kompetent sparringspartner

Den stressramte medarbejder er for længst tilbage i fulde omdrejninger i virksomheden, og samarbejdet med HumanAct er over tid blevet tættere og bredere. Således hjælper Pernille Frisch i dag Superwood med en række opgaver som eksempelvis rekruttering, coaching og personlig udvikling for medarbejderne.

”Hun har nogle kompetencer og efterhånden også et indgående kendskab til virksomheden, vel at mærke uden at have fingrene i maskineriet eller sidde med ved frokostbordet. Havde vi haft vores egen HR-medarbejder, kunne vedkommende lige så godt være en del af problemet,” siger Ole Dalsgård, der også selv nyder godt af den store viden om, hvordan mennesker agerer og reagerer i en organisation:

”Vi har fået opbygget en tillid og har et rigtigt godt, konstruktivt samarbejde, hvor jeg bruger hende som sparringspartner på alle de felter, der har med medarbejderne at gøre. Som direktør i en virksomhed af vores størrelse sidder man ofte alene med beslutningerne, og her er det værdifuldt at kunne drøfte tingene med en, der har et anderledes fokus end mig selv.”

Vi arbejder med både små og store virksomheder. Læs mere om vores arbejde med at udvikle ledere.

Vi har ikke selv en HR-afdeling og dermed heller ikke nogen til at holde øje med de bløde ting. Derfor er det en stor fordel at have Pernille så tæt tilknyttet.

Ole Dalsgård

Områdeleder Jørgen Groth fra Randers Kommune ved, hvor vigtigt det er at få ansat de rigtige folk. Derfor får han hjælp fra HumanAct til at teste kandidater.

Lederne har stor betydning på Det specialiserede dagområde i Randers Kommune. Rigtig mange menneskers velfærd er afhængige af deres beslutninger, og derfor er det vigtigt, at man får ansat de rigtige til opgaven, mener områdeleder Jørgen Groht. Til at hjælpe med at komme et par spadestik dybere i kandidaternes stærke og svage sider har han derfor indledt et samarbejde med HumanAct, som laver en personlighedstest af kandidaterne.

”Sådan en analyse gør, at vi får kvalificeret og understøttet vores ansættelser. Det giver os flere vinkler på kandidaterne, og vi når dybere ned i, hvilke kompetencer de har,” siger Jørgen Groht, der gennem 28 år har arbejdet med ansættelser på forskellige niveauer.

Mere objektiv proces

Jørgen Groths opfattelse er, at ansættelsesprocesser kan være præget af tilfældigheder, hvor alt fra sammensætningen af ansættelsesudvalget til dagsformen hos den enkelte kandidat kan have indflydelse på det endelige valg.

”Vi sidder i udvalget med en masse formodninger og antagelser, hvor der er noget, der taler for, og noget der taler imod. Det er ikke altid, vi opnår konsensus i ansættelsesudvalget, fordi vi sidder med hver vores personlige fortolkninger og baserer vores vurdering på, hvordan kandidaten virker på os hver især. Med HumanActs analyse-arbejde får vi det delvist afpersonificeret, og vi får nogle flere objektive kriterier lagt ind over, så vi undgår alt for mange ’synsninger’,” fortæller han.

Testen giver ny viden

Screeningen af kandidaten baseres på en online personlighedstest og et efterfølgende interview, som erhvervspsykologen koger ind til en rapport, der afdækker kandidatens styrker og skyggesider samt vedkommendes kerneværdier, interesser og motivationsfaktorer. Ansættelsesudvalget får præsenteret resultaterne umiddelbart før anden samtale, så aspekterne er i frisk erindring, når kandidaterne møder udvalget igen.

”Vi sidder med vores gule overstregningstusser, og vi oplever ofte, at de spørgsmål, vi har forberedt, kan få en anden karakter. Vi bliver også nogle gange opmærksomme på områder ved personen, vi skal have undersøgt nærmere. Så vi føler i særlig grad, at vi bliver klædt bedre på,” mener Jørgen Groht.

Valide resultater

Hans erfaringer med HumanActs analyser er, at de er valide og giver et retvisende billede, baseret på de ansættelser, kommunen indtil videre har gennemført.

”De har på den lange bane stemt fint overens. Vi bliver gjort opmærksom på nogle steder, hvor folk har underspillet nogle sider af sig selv,” påpeger Jørgen Groht.

Selvom han er en gammel rotte i faget og som udgangspunkt ’bare’ har hyret HumanAct ind til at lave personlighedstest og den objektive vurdering af kandidaterne, har han også fået ny, brugbar viden ud af samarbejdet.

”HumanAct har givet en del gode råd fra sig. Jeg har eksempelvis tidligere ikke været systematisk og insisterende nok, når vi skulle indhente referencer. Jeg har måske været for pæn og accepteret de referencer, folk selv er kommet med. Nu spørger jeg mere ind og beder om at få lov at snakke med dem, jeg selv finder relevante,” siger han.

”Sådan en analyse gør, at vi får kvalificeret og understøttet vores ansættelser. Det giver os flere vinkler på kandidaterne, og vi når dybere ned i, hvilke kompetencer de har,”

Jørgen Groht

Udfordringen for Life Science var ikke at løse et problem. Den var at få succes til at vokse sig endnu større.

”Det er ligesom i den gamle Erik Clausen-­‐film. Man skal turde slippe hestene løs og lade vognen stå. Hvis man ikke giver slip, kan man ikke udnytte potentialet,” siger Bo Frølund, direktør for Life Science, den biovidenskabelige division under Teknologisk Institut.

I 2013 ville Bo Frølund gerne sætte ekstra blus under kedlerne i Life Science, og derfor hyrede han HumanAct som konsulent i arbejdet med at skabe konsensus om, hvordan målet skulle nås.

”Life Science var og er i en rivende udvikling, men jeg havde behov for at implementere en ny vækststrategi. Vores omsætningsfremgang skulle stige fra 10 procent om året til 20 procent, og den strategi skulle lederne af de fem forretningsområder i Life Science være med på. Jeg havde brug for assistance til den proces, og derfor blev Pernille Frisch fra HumanAct tilknyttet,” siger Bo Frølund.

Udfordringer frem i lyset

Udfordringen for Life Science var altså ikke at løse et problem, men derimod at få en succes til at vokse sig endnu større. Udgangspunktet var et strategiseminar med HumanAct som facilitator, hvor hver enkelt deltager talte sig igennem årets oplevelser. Gennem det forløb blev der vendt nogle sten, der viste, at selv de stærkeste fundamenter kan have sprækker.

”Da vi fik sat gang i processen, stod det klart, at der var spændinger mellem flere af forretningsområderne. Der var simpelthen nogle strukturelle udfordringer, som jeg nok havde en fornemmelse af, men jeg var ikke klar over omfanget af dem. Nu kom de frem i lyset, og så kunne vi arbejde med dem,” siger Bo Frølund.

HumanAct kommer under overfladen

Ifølge direktøren har samarbejdet med HumanAct været en afgørende faktor i arbejdet med at få Life Science-divisionen til at performe bedre end nogensinde.

”Pernilles rolle var at komme ind udefra og på den ene side forstå den enkeltes udfordringer og på den anden side forstå mit behov som direktør. Hendes styrke er, at hun er enormt dygtig til at fange ”øjeblikke” og fornemme de ting, der ligger under overfladen. Hun har efterfølgende kunnet italesætte nogle af de spændinger, jeg som leder ikke har kunnet komme tæt nok på, fordi jeg er en del af ligningen,” siger Bo Frølund, som også selv har kunnet træde et skridt tilbage og se hele processen på afstand:

”Jeg har kunnet gå ind i problemstillingerne med et større overblik, fordi jeg ikke har skullet fungere som proceskonsulent samtidig. Set fra min stol har det været ekstremt spændende at lukke en dygtig konsulent helt ind i maskinrummet, og hele processen har været og er fortsat uhyre interessant. HumanAct lever op til deres navn – de er gode til mennesker, og de er gode til fange de lette gevinster. De er lavpraktiske og konkrete, og de formår at få de bløde ord på papiret omdannet til noget, vi kan arbejde hen imod.”

”Set fra min stol har det været ekstremt spændende at lukke en dygtig konsulent helt ind i maskinrummet, og hele processen har været og er fortsat uhyre interessant.

HumanAct lever op til deres navn – de er gode til mennesker, og de er gode til fange de lette gevinster.

De er lavpraktiske og konkrete, og de formår at få de bløde ord på papiret omdannet til noget, vi kan arbejde hen imod.”

Bo Frølund, direktør

Efter et besøg af Arbejdstilsynet forventede medarbejderne i Hedensted Kommunes Jobcenter flere ressourcer, men det var ikke en mulighed. I stedet indledte de et samarbejde med HumanAct om at finde nye måder at gøre tingene på.

Mange opgaver, dårlig tid og nedsat trivsel. Det var nogle af udfordringerne i Hedensted Kommunes Jobcenter. Efter et besøg af Arbejdstilsynet forventede medarbejderne flere ressourcer, men det var ikke muligt. Eneste mulighed var, at finde nye måder at gøre tingene på.

”Jeg var klar over, at vi havde brug for en konsulent udefra til at hjælpe os. Det, at arbejde med en hel afdeling med forskellige teams, i en positiv retning, trods begrænsede ressourcer, det er vanskeligt,” siger afdelingsleder Aneline Tietgen.

Det blev startskuddet til et forløb med HumanAct med fokus på samarbejde, kommunikation og konkrete arbejdsmetoder på både leder, afdelings- og teamniveau. Et forløb, der blev tilpasset undervejs, efterhånden som forskellige behov viste sig.

Hjælp til tydelig kommunikation

Konsulenten fra HumanAct hjalp afdelingen med at gøre omstændighederne tydelige for alle. Hun interviewede Aneline Tietgen og beskæftigelseschefen på plenum om forholdene og det faktum, at der ikke ville blive tilført flere ressourcer. Medarbejderne kom med deres refleksioner, og ledelse og medarbejdere fik mulighed for at høre hinandens syn på sagen.

 Afdelingen fik også hjælp til at rydde op i nogle myter om Aneline Tietgen og hendes holdninger, der var opstået i et team. Under et møde med konsulenten fra HumanAct fik teamet myterne på bordet, og efterfølgende blev misforståelserne afklaret med Aneline Tietgen.

Konkrete metoder

I forløbet arbejdede afdelingen også med konkret metoder til at gøre tingene anderledes. Blandt andet fik alle teams den udfordring at skære 25% af hver eneste samtale, de havde med borgerne. Hvad kunne undværes, hvis man skulle fokusere på det vigtige.

”Det hjalp os til at blive mere fokuserede på vores opgave. Vi skal for eksempel bruge mindre tid på at spørge til folks generelle trivsel og fokusere mere på den jobmæssige situation. Vores opgave er, at få folk i arbejde,” siger Aneline Tietgen.

En ny start

”Jeg har lært min afdeling bedre at kende. Det mest markante var, at få øjnene op for den store forskel på mine teams. Jeg holder kortere afdelingsmøder og arbejder mere på teamniveau nu,” siger Aneline Tietgen om resultaterne af processen.

Hun oplever desuden, at afdelingen har fået nogle konkret redskaber og lavet aftaler om, hvordan de skal arbejde. Selvom der stadig er medarbejdere, der føler sig pressede, giver det noget af falde tilbage på.

”Det er ikke nogen simpel opgave at få en afdeling til at falde til ro i at arbejde med de ressourcer, vi har. Det skal vi løbende tage op. Men vi har fået ryddet op i misforståelser og fået nogle konkrete redskaber at gå videre med,” siger Aneline Tietgen.

”Det er ikke nogen simpel opgave at få en afdeling til at falde til ro i at arbejde med de ressourcer, vi har. Det skal vi løbende tage op.

Men vi har fået ryddet op i misforståelser og fået nogle konkrete redskaber at gå videre med,”

Aneline Tietgen, afdelingsleder

Susan Rosenberg von Scholten og Louise Engell ville gerne godt fra start med samarbejdet, da de startede fælles praksis. Derfor valgte de at få hjælp af HumanAct og DUP-processen.

Susan Rosenberg von Scholten startede i januar 2012 den nye praksis ’Lægerne på Bryggen’ sammen med Louise Engell. For at få den bedst mulige start valgte de at  gå systematisk til værks ved indlede et forløb med HumanAct.

”Vi havde hver især et ønske om at være visionære, åbne og imødekomne i det nye kompagniskab, og vi var enige om, at det var vigtigt at have fokus på hinandens tilgang fra starten. Vi ville gerne have et frugtbart samarbejde, og her har jeg erfaret fra tidligere, at det er ekstremt vigtigt  at kende hinandens tilgang på forhånd,” siger Susan Rosenberg von Scholten.

Hun havde tidligere i seks et halvt år været i et lægefællesskab, hvor forskelle i personlighed og værdigrundlag gjorde det svært at praktisere en fælles ledelse.

”Fra et tidligere samarbejde kender jeg betydningen af at kende den anden parts personlighed og værdigrundlag. Det havde vi ikke afklaret, hvilket førte til en dagligdagen præget af mistillid og usikkerhed. Det handlede meget om forskellig personlighed, hvor jeg godt kan være lidt bekymret over, at jeg havde fejlbedømt os så meget,” fortæller hun.

En test til formålet

Til netop det formål har HumanAct udviklet DUP-testen (Dialogisk værktøj til Undersøgelse af Partnerskabsgrundlag), som er målrettet praktiserende læger. DUP hjælper til at tage mere kvalificeret stilling til et potentielt partnerskab med andre læger ved at komme omkring nogle af de væsentlige aspekter af det fremtidige samarbejde.

I praksis svarer alle parter på en række spørgsmål om alt fra økonomi til etiske dilemmaer og forventninger til daglig trivsel. Spørgsmålene handler både om egne holdninger, men også hvad man forventer, den anden vil svare, hvilket åbner mange nye døre for de efterfølgende dialoger.

”Vi var inde omkring mange ting. Først fik vi berørt de professionelle og driftsmæssige forhold, hvorefter vi kom omkring de helt personlige værdier og familiære relationer i forhold til, hvor meget vi skal dele med hinanden i dagligdagen. Vi fik afklaret med hinanden, hvor grænsen skal gå mellem et venskabeligt og et professionelt, kollegialt forhold. Men vi var også omkring både økonomi, ledelsesformer og strukturen for den daglige drift,” siger Susan Rosenberg von Scholten.

Tryg og afslappet hverdag

Svarene på dilemmaerne i testen danner grundlag for en session med en af erhvervspsykologerne fra HumanAct, hvor svarene bliver gennemgået og uddybet, og på de punkter, hvor der er væsensforskel på holdningerne, bliver temaerne problematiseret. En proces, som har haft stor betydning for samarbejdet og den fælles ledelse hos Lægerne på Bryggen.

”Jeg oplever en stor ærlighed og er meget afslappet i forhold til kompagniskabet. Jeg har en god fornemmelse for, hvem, hvad og hvor min kompagnon er – og omvendt. Det er enormt rart at være gensidigt afklaret,” siger hun.

DUP-forløbet har været så givende, at ikke var meget tvivl om, at succesen skulle gentages, da muligheden for at tilføre endnu en partner åbnede sig i forsommeren 2012.

”Vi så, hvor givtig processen var, da vi gik sammen, og det er jo den samme situation, vi står i, når der kommer en ny partner. Derfor var vi på intet tidspunkt i tvivl om, at det var et redskab, vi ønskede at benytte i forbindelse med valget af en tredje kompagnon,” slutter Susan Rosenberg von Scholten.

Jeg oplever en stor ærlighed og er meget afslappet i forhold til kompagniskabet. Jeg har en god fornemmelse for, hvem, hvad og hvor min kompagnon er – og omvendt. Det er enormt rart at være gensidigt afklaret.

Susan Rosenberg von Scholten